Acesta ar fi al treilea episod cu privire la dreptul avocatul de a consulta dosarul și de a obține fotocopii, având ca obiect prezentarea modalității exercitării acestor drepturi, atunci când dosarul a ajuns la nivelul instanței de judecată. Primele două opinii cu privire la această problema, intitulate Câteva aspecte de interes practic privind dreptul de a solicita consultarea dosarului și Despre dreptul de a solicita consultarea dosarului (continuare), despre costul fotocopiilor și despre respectarea drepturilor fundamentale ale acuzatului, pot fi găsite tot pe site-ul JURIDICE.ro.
Așa cum se va observa, problemele intervin atunci când partea sau avocatul sunt dintr-un oraș, iar procesul are loc în cu totul alt oraș și, astfel, avocatul nu este familiarizat cu „obiceiurile” locului, acestea fiind diferite de la oraș la oraș. Precizăm că, atunci când face referire la „parte” în acest material, ne referim și la subiecții procesuali principali sau la orice alt subiect procesual (ex.: expert).
Dorim să menționăm că studiul efectiv al dosarului, la nivelul serviciului arhivă, nu întâmpină probleme (exceptând limitările contructive impuse de spațiul unde se află arhiva). Un telefon în prealabil la serviciul arhivă și avocatul sau partea poate afla dacă dosarul respectiv este în arhivă. Dificultățile sunt întâmpinate la momentul solicitării și obținerii de fotocopii.
În funcție de regulile stabilite, am observat că pe teritoriul României se întâlnesc mai multe modalități prin care partea sau avocatul pot obține fotocopii după înscrisurile aflate la dosarul cauzei, fără să avem pretenția că le-am cuprins pe toate în acest material.
1. Prima cale (și cea mai simplă) e întâlnită în situațiile în care există un serviciu de fotocopiere (xerox) la nivelul instanței. Avocatul/partea studiază dosarul, depune cererea de eliberare a unor fotocopii, merge la „xerox” unde așteaptă sosirea dosarului de la arhivă și se obțin astfel fotocopiile contra unui anumit cost plătit celor care administrează serviciul de fotocopiere.
De precizat că sunt instanțe unde cererea de obținere a fotocopiilor se depune direct la Arhivă și alte instanțe unde cererea trebuie depusă la Registratură. În situația în care cererea este depusă la Registratură, avocatul ori partea trebuie să revină în zilele următoare, după ce respectiva cerere este aprobată, ceea ce nu este la îndemână pentru cei care nu sunt din orașul respectiv.
De asemenea, sunt instanțe unde serviciul de fotocopiere (xerox) se află în aceeași clădire, având o anumită cameră dedicată, sunt instanțe unde „xerox”-ul (aparatul) se află pe holul clădirii (pe o masă), alte instanțe unde acest serviciu se regăsește într-o clădire auxiliară (în curtea instanței respective) și, în fine, instanțe unde acest serviciu se află în vecinătatea clădirii unde instanța își are sediul (de obicei, „peste drum”).
2. A doua cale pe care am întâlnit-o este aceea în care există serviciu de fotocopiere (xerox) la nivelul instanței, dar mai întâi trebuie plătită și o „taxă de eliberare fotocopii”, de cele mai multe ori suma fiind modică. Problema este că această „taxă de eliberare fotocopii pentru instanță” nu este plătită la nivelul instanței, ci la nivelul ”Direcției de taxe și impozite locale” al localității respective (I.T.L.) care poate fi găsit în cadrul primăriei acelei localități sau la trezorerie (de cele mai multe ori, este la primărie).
Astfel, partea sau avocatul acesteia, după depunerea cererii de eliberare fotocopii, părăsește instanța, se prezintă la ”Direcția taxe și impozite locale” unde plătește acea ”taxă de eliberare fotocopii pentru instanță”, se întoarce la arhiva instanței unde depune acea taxă și abia atunci dosarul este transmis către serviciul de fotocopiere (xerox) de la nivelul instanței, unde se procedează conform celor descrise la primul punct.
Problema întâmpinată aici este aceea că avocatul sau partea, când sunt din alt oraș, nu cunosc unde este primăria sau unde este trezoreria din respectivul oraș. Sunt și situații în care – chiar fiind din același oraș – nu sunt cunoscute aceste informații. Mai mult decât atât, există și cazuri în care „Direcția de taxe și impozite locale” (chiar dacă este constituită în cadrul primăriei) se află la altă adresă decât cea unde se găsește „Primăria”.
De asemenea, sunt și situații în care – odată ajuns la „Direcția de taxe și impozite locale” din localitatea respectivă – avocatului sau părții îi este adus la cunoștință faptul că trebuie să achite taxa respectivă la „Direcția de taxe și impozite locale” în a cărei rază teritorială îşi are domiciliul debitorul (clientul) sau cabinetul de avocat (dacă este mai convenabil). Și astfel, după vreme pierdută în care s-a căutat „Direcția de taxe și impozite locale” din orașul respectiv, avocatul sau partea este obligată să caute un Oficiu Poștal și să plătească respectiva taxă prin mandat poștal. Această împrejurare poate fi întâlnită și în situațiile prezentate la punctul 3 de mai jos.
Și da, poate părea amuzant atunci când citim aceste rânduri. Însă, în realitate, aceste chestiuni sunt foarte frustrante, mai ales când avocatul ori partea au călătorit peste 200 km să ajungă să consulte acel dosar și, după ce l-au studiat, sunt obligate să caute „Direcția de taxe și impozite locale” sau un Oficiu Poștal pe străzile acelui oraș. Și, după ore pierdute și foarte multe frustrări acumulate, trebuie să se întoarcă în orașul din care au venit. De fapt, aceste chestiuni nu sunt deloc amuzante în viața reală.
3. A treia cale întâlnită este și cea mai interesantă, deoarece la nivelul acelor instanțe nu există deloc serviciul de fotocopiere („xerox”), iar fotocopiile sunt realizate direct de către grefierii din serviciul Arhivă al instanței. Bineînțeles, la fel ca și în situația prezentată mai sus, avocatul ori partea (nefiind din localitate) nu cunosc aceste „obiceiuri”, pe care le află abia atunci când termină de studiat dosarul.
Procedura prin care avocatul/partea ajunge să studieze un dosar este asemănătoare cu cea anterioară, fiind recomandat acel telefon în prealabil pentru a stabili dacă dosarul se află în arhivă și astfel poate fi consultat. Apoi, urmează deplasarea în orașul respectiv, care poate fi situat la o distanță de 100 km, 200 km sau chiar mai mare.
După consultarea dosarului (în baza primei cereri tipizate) și depunerea cererii de obținere a unor fotocopii (a doua cerere tipizată), partea sau avocatul este încunoștințat de către grefier despre faptul că trebuie să plătească o anumită taxă per pagină. Taxa respectivă variază de la instanță la instanță, între 0,10 lei/pagină și 1 leu/pagină.
Printr-o interpretare eronată a dispozițiilor art. 9 lit. j) din O.U.G. nr. 80/2013 privind taxele judiciare de timbru, coroborată cu lipsa desăvârșită a unui serviciu de fotocopiere (xerox), instanțele respective consideră că cererea de a obține fotocopii după actele dosarului reprezintă „cereri pentru legalizarea de copii de pe înscrisurile aflate la dosar”. Iar acestea, potrivit art. 9 lit. j) din O.U.G. nr. 80/2013, se taxează cu „1 leu/pagină”.
Astfel, după consultarea dosarului, partea sau avocatul numără paginile pe care le dorește fotocopiate, acest număr este înmulțit cu ”taxa/pagină” și apoi trebuie să meargă la „Direcția de taxe și impozite locale” a localității respective unde va achita acea taxă. Spre exemplu, dacă dorește 50 de pagini, iar taxa este de 0,50 lei/pagină, se va achita o taxă de 25 lei la ”Direcția taxe și impozite locale”, iar chitanța respectivă va fi depusă la serviciul arhivă al instanței respective, atașată cererii de obținere a fotocopiilor. Însă, sunt cazuri în care trebuie achitați 50 lei pentru 50 de pagini.
În egală măsură, dat fiind că partea sau avocatul știe că urmează să solicite eliberarea unor fotocopii, dat fiind că se află deja în altă localitate și trebuie să ia în considerare și drumul de întoarcere, consultarea dosarului nu este foarte minuțioasă. De cele mai multe ori, înscrisurile aflate la dosarul cauzei sunt analizate în mod sumar cu scopul de a verifica dacă este necesară fotocopierea acestora, nicidecum pentru a stabili o strategie sau pentru a fi luate notițe.
Așa cum precizam, ”Direcția taxe și impozite locale” se află la nivelul primăriei acelei localități. Însă, pentru o parte sau un avocat care nu este din respectiva localitate, deplasarea către și găsirea ”Direcției de taxe și impozite locale”, nu reprezintă o activitate chiar atât de simplă. Spre exemplu, sunt localități unde Primăria se află într-un anumit loc, iar ”Direcția de taxe și impozite locale” se află în cu totul alt loc și, uneori, într-o clădire pe care scrie tot ”Primărie” („Dar nu e Primăria mare!”, spun funcționarii). De cele mai multe ori, norocul părții sau al avocatului constă în bunăvoința celor de la arhivă și a oamenilor care încearcă să-i îndrume către respectiva ”Direcție de taxe și impozite locale”. Cu toate acestea, pentru cineva care nu este din localitatea respectivă, părăsirea sediului instanței și pornirea într-o expediție pe străzile acelei localități pentru a plăti o taxă nu reprezintă o activitate nici simplă și nici plăcută.
Nici nu mai vorbim despre situația în care, odată ajuns la ”Direcția de taxe și impozite locale” din orașul respectiv, partea sau avocatul află că taxa trebuie achitată către ”Direcția de taxe și impozite locale” în a cărei rază teritorială îşi are domiciliul debitorul (clientul) sau avocatul. Această veste presupune o nouă expediție către cel mai apropiat Oficiu Poștal, respectiv achitarea taxei prin mandat poștal.
Iar problema este că aceste expediții nu sunt ultimul obstacol pe care trebuie să-l depășească partea sau avocatul, pentru a obține fotocopiile respective.
Surpriza vine atunci când, întors din expediție, partea sau avocatul depune chitanța primită de la ”Direcția de taxe și impozite locale” și i se comunică faptul că durează „câteva zile” până când vor fi eliberate fotocopiile solicitate, deoarece – așa cum spuneam – nu există serviciu de fotocopiere (xerox) la nivelul instanței respective, iar fotocopierea este realizată de personalul de la arhivă. Bineînțeles, „cu un telefon în prealabil pentru a verifica dacă fotocopiile sunt gata”.
Recapitulând, pe scurt, acțiunile premergătoare acestui moment, constatăm că – pentru a ajunge la finalitatea dorită (obținerea unor fotocopii) – partea sau avocatul trebuie să realizeze următoarele activități care implică minim 2 (două) zile având în vedere deplasările:
– apel/apeluri pentru verificarea disponibilității dosarului în arhivă;
– deplasare către localitatea respectivă;
– depunere cerere consultare dosar la nivelul arhivei;
– consultarea dosarului si notarea filelor relevante;
– depunere cerere eliberare fotocopii;
– discuție cu personalul de la arhivă despre achitarea „taxei”;
– expediția pe străzile localității respective pentru localizarea „Direcției de taxe și impozite locale” și pentru plata taxei;
– după caz, o nouă expediție pentru localizarea unui Oficiu Poștal și achitarea taxei prin mandat poștal;
– întoarcerea la sediul instanței pentru depunerea chitanței;
– discuție cu personalul de la arhivă cu privire la imposibilitatea de a ridica fotocopiile la acel moment;
– întoarcerea către localitatea de reședință (fără fotocopii);
– apel/apeluri pentru a verifica dacă au fost realizate fotocopiile cerute;
– deplasare către localitatea respectivă;
– ridicarea fotocopiilor de la serviciul arhivă;
– întoarcerea către localitatea de reședință (cu fotocopiile cerute).
***
Poate vor exista voci care vor spune că studiul dosarului la nivelul arhivei este suficient pentru a stabili o strategie. Dorim să ne exprimăm un punct de vedere contradictoriu, cel puțin din următoarele motive:
– orice fel de studiu în liniștea biroului personal nu poate fi comparat cu studiul din camera unde se află arhivă;
– liniștea biroului personal, confortul unui ambient cunoscut și lipsa oricărui factor perturbator conduc la o mai bună lectură a materialului, respectiv la o aprofundare și înțelegere a acestuia;
– nu poate fi pusă o pauză gândirii (sunt momente în care avocatul nu lucrează în mod efectiv la dosarul respectiv, dar apar tot felul de idei cu privire la chestiunile lecturate în zilele precedente, iar studiul imediat al înscrisurilor aflate la dosarul cauzei este absolut necesar pentru a fi verificate acele idei, respectiv pentru a fi valorificate);
– lectura multiplă a aceluiași material, respectiv studiul acestuia de mai multe ori, conduce către grade superioare de înțelegere și la formarea unor noi idei cu privire la strategia de apărare (nimeni nu poate susține că atunci când lecturezi un material o singură dată are aceleași rezultate ca atunci când materialul este citit pentru a treia oară).
Comparativ, lectura multiplă a aceluiași material poate fi asemănată cu citirea repetată a unui curs/tratat de drept. Abia după ce parcurge de două–trei ori întregul curs, cititorul înțelege cu adevărat materialul. Această chestiune nu ține de nivelul de inteligență sau perspicacitate al unei persoane, ci de faptul că prima lectură a înmagazinat în memoria cititorului o serie de informații, iar la a doua lectură, aceste informații (deja cunoscute de cititor) sunt folosite inconștient pentru a înțelege mai bine întregul material, fie că este vorba despre un curs/tratat de specialitate, fie că este vorba despre un dosar și materialul probator strâns pe parcursul cercetării. De aceea, suntem de părere că abia la a treia lectură, cititorul poate spune că a înțeles acel material și are o opinie formată. Or, lectura singulară în condițiile oferite de camera unde se află arhiva unei instanțe (condiții pe care le cunoaștem cu toții) nu poate fi comparată cu acest tip de studiu prin care se înțelege materialul la un cu totul alt nivel.
***
De aceea, apreciem că fiecare instanță din România (și chiar fiecare parchet), ar trebui să beneficieze de serviciul de fotocopiere (xerox), această situație fiind obligatoriu a reprezenta standardul minimacceptabil, începând cu anul 2017.
Așa cum se cunoaște, în România există deja instanțe de judecată care scanează filele aflate la dosarul cauzei, iar părțile și avocații – beneficiind de un cod pin dedicat – pot accesa dosarul respectiv și pot consulta (chiar printa) documentele relevante din dosar. Dintre acestea, amintim pe cele din circumscripția Curții de Apel Cluj sau a Curții de Apel Oradea.
În egală măsură, sunt și parchete care – odată ce a fost acceptată cererea de consultare a dosarului – înaintează părților și avocaților dosarul de urmărire penală (în format scanat, pe un suport optic/memory stick).
La fel ca și în cazul parchetelor, ideal ar fi ca și instanța respectivă să beneficieze de o anumită taxă plătită de persoana care dorește studiul dosarului și obținerea unor fotocopii (scanate), iar banii să fie vărsați direct în contul instanței respective. Având însă în vedere modalitatea prin care se accesează dosarul (cod pin), respectiv desfășurarea judecății pe o perioadă îndelungată de timp, apreciem că ar trebui stabilită o taxă unică (ex.: 50 RON), în schimbul căreia persoana interesată să primească acel cod pin. De asemenea, credem că există și soluții tehnice/IT, astfel încât codul pin să poată fi folosit doar de către primele două adrese IP cu ajutorul cărora s-a accesat dosarul respectiv, fiind suficiente pentru avocat și client. Prin urmare, atunci când codul pin este folosit de al treilea calculator (a treia adresă IP), accesarea să fie respinsă.
Poate, la început, va fi nevoie de mai multă muncă pentru a fi scanate dosarele, însă în timp munca grefierilor se va ușura, atât la nivelul instanțelor, cât și la nivelul parchetelor. În primul rând, se va evita supraaglomerarea serviciilor arhivă și registratură de la nivelul instanțelor de judecată. În al doilea rând, se va evita găsirea unor soluții pentru ca avocații sau părțile să studieze dosarele de urmărire penală în incinta parchetelor. Sunt cunoscute situațiile în care nu există o cameră dedicată consultării, această procedură realizându-se – de cele mai multe ori – în biroul procurorului sau al organelor de cercetare ale poliției judiciare, iar uneori chiar pe biroul respectiv. De aceea, trebuie să recunoaștem că procedura consultării dosarului reprezintă un oarecare impediment în desfășurarea activității normale a organelor de urmărire penală. În al treilea rând, vor exista și efecte mediate, cum ar fi diminuarea traficului rutier din zona instanțelor de judecată.
De asemenea, este recomandat ca și barourile locale, respectiv UNBR – Uniunea Națională a Barourilor din Romania, să se implice în mod real în aceste demersuri. E absurd ca avocații să solicite scanarea dosarelor, pentru a evita acele deplasări la sediul instanțelor, dar barourile să nu ajute în niciun fel în realizarea acestui deziderat. Este evident că – în urma scanării dosarelor – beneficiază și avocații. Așadar, acesta este un motiv în plus pentru ca barourile locale și UNBR, împreună cu instanțele și chiar parchetele din țară, să participe la rezolvarea acestei chestiuni. În acest sens, apreciem că și avocații (barourile) fac parte integrantă din sistemul judiciar din România, la fel cum și parchetele sunt considerate că fac parte. Prin urmare, dacă dorim ca sistemul judiciar să fie mai bun (în ansamblu), atunci toți actorii implicați trebuie să contribuie și să conlucreze.
(articol publicat și pe site-ul Juridice.ro)